新型コロナウィルス問題で夜中まで残業していたという話
詳しく聞くと、取引先に納品できない詫び状を１商品づつ商品名を変えて文書を作製して夜中までかかってしまったとのこと。
差込印刷でサッと済ませて定時で帰りましょう！
Contents
Word文書に差し込む商品の一覧をExcelでつくる
例として商品番号と欠品商品の一覧をExcelファイルで作成しました。
実際の仕事の場面では一覧表がExcelファイルで出来上がっているはずです。
全商品に共通する詫び状文書をWordでつくる
Wordで全商品に共通する文章を作成しました。
実際の仕事ではもっと丁寧な内容で書くでしょうが、１つ文書を作成するだけで全商品に使えます。
Word文書にExcelファイルからデータを差し込んで印刷する
「差し込み文書」タブを選択します。
「差し込み印刷の開始」を選び、ここでは「レター（L)」を選びます。
「宛名の選択」を選び、「既存のリストを使用（E）」を選びます。
商品番号と商品名が一覧で入力されたExcelファイルを選択して開きます。
データが入力されているSheetを選択して「OK」が選択されていることを確認して「enter」キーを押します。
「アドレス帳の編集」を選びます。
不要なデータがあれば「レ」チェックをはずします。（Excelファイルで必要なデータだけをSheetに入力する方が便利）
データを挿入する位置にカーソルを合わせて「差し込みフィールドの挿入」を選択し、フィールドから項目を選択し「挿入（I)」が選択されていることを確認して「enter」キーを押します。
挿入されたことが確認できます。
必要な他の項目も同じように挿入します。
必要な項目が挿入されました。
「結果のプレビュー」を選択して右隣の◁▷をクリックすると挿入結果を確認して見ることができます。
プリンターを指定して印刷します。
【編集後記】
たとえ残業代が払われるからといって無駄な仕事でつかれてしまってはもったいないです。
残業せずに早く帰ってゆっくりと休みましょう。
小倉健二(労働者のための社労士・労働者側の社労士)Office新宿(東京都)
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